Google Grupper

Om brugen af Google Grupper

Dette behøves I ikke gøre, men kan være en hjælp alt efter organisationens størrelse. Det kan til dels også være komplekst, når I gør det første gang. Når I er kommet ind i en fast rutine, bliver det en større glæde.

Google Grupper har to primære fordele, som I kan drage brug af.

1. Grupperne gør det muligt at modtage (og sende) mails til en hel gruppe mennesker, uden at skulle skrive/huske emailadressen på hver enkelt person.
   1. Mails modtages både i brugernes indbakke og i https://groups.google.com
   2. Hvis I ikke ønsker at modtage mails fra grupperne sin indbakke, kan dette også slås fra.
2. Grupperne kan bruges til administration af Fællesdrev og kan dermed lettere segmentere de personer, som har behov for adgang til forskellige ressourcer.
   1. Det betyder, at man behøves tilføjes med en personlig adgang til et fællesdrev, men medlemskab af en gruppe giver automatisk adgang til fællesdrev.

De to muligheder er beskrevet herunder.
Men først, er det noget vigtigt, hvis I skal bruge Grupper til frivillige gennem private Gmail-konti.

Opsæt grupper, hvor frivillige bruger deres private Google-konti

Før frivillige kan blive tilføjet til grupper med deres private Google-konti, skal du tillade det i Google Admin.

1. Tilgå https://admin.google.com/ac/managedsettings/864450622151/GROUPS_SHARING_SETTINGS_TAB
2. Under Adgang til grupper uden for organisationen skal du vælge knappen Offentligt på internettet
3. Se også Oprettelse af grupper er sat til Det er kun organisationsadministratorer, der kan oprette grupper
4. Tjek også under Standard for tilladelse til at se samtaler er sat til Alle gruppemedlemmer

Opret gruppepostkasse

Google Groups kan benyttes på to måder ift. indbakke.

1. I kan bruge det som en hurtig kontaktvej til et team/fællesskab
2. Men I kan også bruge det som en samlet indbakke, hvor I har en fælles mailadresse til at kontakte jer.

Grupper kan oprettes i Google Admin eller direkte i https://groups.google.com. Hver gang du opretter en gruppe, får den en mailadresse. Prøv dig frem - eller kontakt mig, så jeg kan sende dig i den rigtige retning.

Her er en komplet liste over indstillinger, som I kan overveje ved gruppeoprettelse.

• Gruppenavn
• Gruppens mailadresse
  • Tænk gerne et system ind i oprettelsen af mailadresser, hvis I skal oprette flere grupper på en gang.
• Skal det være en “Fællesindbakke”?
  • Fællesindbakke kommer med flere funktioner, som gør det muligt at sortere i indkomne mails og tildele dem til bestemte brugere, som skal håndtere dem.
• Brugere, som kan se gruppen
  • Kan brugere i organisationen finde gruppen?
• Hvem der kan tilmeldes gruppen
  • Kan brugere selv tilmelde sig til gruppen eller skal de bliver inviteret?
• Tillad eksterne medlemmer
  • Denne indstilling er nødvendig, hvis du gerne vil have frivillige inviteret med deres private Gmail-adresser
• Hvem kan oprette opslag
  • Denne indstilling betyder i princippet “Hvem kan sende mails til gruppen?”
  • Den skal sættes til “Alle på nettet”, hvis I ønsker, at det skal være en åben mulighed for at kontakte jer.
  • Hvis den kun skal bruges internt, vil jeg anbefale indstillingen “Hele organisationen” eller “Gruppemedlemmer”
• Tillad opslag via mail
  • Denne bør slås til
• Tillad opslag via nettet
  • Dette bør også slås til
• Hvem kan sende private svar til forfattere
  • Dette kan give mening, at det er slået til
• Hvem kan vedhæfte filer
  • I bør overveje denne - og samtidigt være opmærksom på, hvis I bliver spammet med phishing på et senere tidspunkt
• Hvem kan moderere indhold OG Hvem kan moderere metadata
  • Indstillingerne spiller sammen med Fællesindbakken og begrænser hvem der kan ændre mails i Fællesindbakken.
• Hvem kan oprette opslag som gruppen
  • Hvis I ønsker at bruge gruppen som en selvstændig postkasse, kan I også bruge gruppens mailadresse til at sende fra.
• Standardafsender
  • Hvis I vil bruge gruppen internt til et team, vil jeg anbefale “Forfatterens adresse”.
  • Hvis I ønsker at bruge den ekstern, uden at vise jeres personlige mail, kan I overveje “Gruppeadresse”
• Håndtering af spamindlæg
  • Her vil jeg overveje “Moderer, og giv indholdsmoderatorer besked”
• Notifikation om afvist opslag
  • Slå denne til
• Emnepræfiks
  • Dette vil jeg kraftigt anbefale at bruge. F.eks. kan I bruge præfiks som [Stab], [Teknikere], [MR] eller hvad der giver mening ind i gruppens navn.
  • Præfikset gør det nemmere at sortere i jeres indbakke, hvis I modtager mails direkte der. På den måde kan I opsætte filtre, som automatisk sorterer indkomne mails.
• Automatiske svar
  • Dette kan opsættes til “Aktivér automatisk svar til brugere uden for organisationen, der ikke er medlem”, hvis I ønsker at gøre eksterne brugere opmærksom på, at deres mail er modtaget.
• Send svar til
  • I de fleste tilfælde vil jeg anbefale “Kun forfatteren af indlægget”, så ikke alle modtager svaret, når man sender det til gruppen.
• Samtaletilstand
  • Denne vil jeg klart anbefale er slået til.

Brug Google Groups til Google Drev-administration

Når I har oprettet gruppepostkasserne som tidligere beskrevet, kan de bruges som administration af adgange til Fællesdrev.

Det kan være meget praktisk, fordi det giver frivillige hurtig og nem adgang og I, som administrationen, kan altid bevare overblikket, hvis I altid sikrer, at deres adgange bliver tilføjet igennem grupperne. Hvis I derimod både laver adgange direkte på Fællesdrev og i grupperne, kan I overblikket på sigt.

Om I tilføjer en konto direkte på Fællesdrev eller i gruppen forudsætter det samme - det er kun muligt for Google konti.