Google Grupper

Om brugen af Google Grupper

Dette behøves I ikke gøre, men kan være en hjælp alt efter organisationens størrelse. Det kan til dels også være komplekst, når I gør det første gang. Når I er kommet ind i en fast rutine, bliver det en større glæde.

Google Grupper har to primære fordele, som I kan drage brug af.

1. Grupperne gør det muligt at modtage (og sende) mails til en hel gruppe mennesker, uden at skulle skrive/huske emailadressen på hver enkelt person.
   1. Mails modtages både i brugernes indbakke og i https://groups.google.com
   2. Hvis I ikke ønsker at modtage mails fra grupperne sin indbakke, kan dette også slås fra.
2. Grupperne kan bruges til administration af Fællesdrev og kan dermed lettere segmentere de personer, som har behov for adgang til forskellige ressourcer.
   1. Det betyder, at man behøves tilføjes med en personlig adgang til et fællesdrev, men medlemskab af en gruppe giver automatisk adgang til fællesdrev.

De to muligheder er beskrevet herunder.
Men først, er det noget vigtigt, hvis I skal bruge Grupper til frivillige gennem private Gmail-konti.

Opsæt grupper, hvor frivillige bruger deres private Google-konti

Før frivillige kan blive tilføjet til grupper med deres private Google-konti, skal du tillade det i Google Admin.

1. Tilgå Google Admin --> Apps --> Google Workspace --> Google Groups for Business --> Delingsindstillinger
2. Under Adgang til grupper uden for organisationen skal du vælge knappen Offentligt på internettet
3. Se også Oprettelse af grupper er sat til Det er kun organisationsadministratorer, der kan oprette grupper
4. Tjek også under Standard for tilladelse til at se samtaler er sat til Alle gruppemedlemmer

Opret gruppepostkasse

Google Groups kan benyttes på to måder ift. indbakke.

1. I kan bruge det som en hurtig kontaktvej til et team/fællesskab
2. Men I kan også bruge det som en samlet indbakke, hvor I har en fælles mailadresse til at kontakte jer.

Grupper kan oprettes i Google Admin eller direkte i https://groups.google.com. Hver gang du opretter en gruppe, får den en mailadresse. Prøv dig frem - eller kontakt mig, så jeg kan sende dig i den rigtige retning.

Her er en komplet liste over indstillinger, som I kan overveje ved gruppeoprettelse.

Gruppeindstilling	Beskrivelse og løsningsforslag
Gruppenavn	Vælg et tydeligt navn, der matcher formålet med gruppen.
Gruppens mailadresse	Brug en konsekvent navngivning, især hvis I opretter flere grupper samtidig.
Skal det være en “Fællesindbakke”?	Aktivér ved behov for fælles håndtering af mails (sortering, tildeling, opfølgning).
Brugere, som kan se gruppen	Vælg om gruppen skal kunne findes af brugere i organisationen.
Hvem der kan tilmeldes gruppen	Vælg om brugere selv må tilmelde sig, eller kun kan inviteres.
Tillad eksterne medlemmer	Skal aktiveres, hvis frivillige skal tilføjes med private Gmail-adresser. Muligheden for eksterne gruppemedlemmer skal være aktiveret på forhånd
Hvem kan oprette opslag	Afgør hvem der kan sende mails til gruppen: Alle på nettet (åben kontakt), Hele organisationen eller Gruppemedlemmer (intern brug).
Tillad opslag via mail	Bør være slået til.
Tillad opslag via nettet	Bør være slået til.
Hvem kan sende private svar til forfattere	Kan med fordel være slået til.
Hvem kan vedhæfte filer	Overvej denne ift. sikkerhed og risiko for spam/phishing.
Hvem kan moderere indhold / metadata	Spiller sammen med Fællesindbakke og styrer, hvem der kan ændre mails og metadata.
Hvem kan oprette opslag som gruppen	Aktivér hvis gruppen skal bruges som selvstændig postkasse med afsendelse fra gruppeadressen.
Standardafsender	Hvis gruppen bruges internt, vil jeg anbefale Forfatterens adresse. Hvis gruppen bruges eksternt, vil jeg anbefale Gruppeadresse.
Håndtering af spamindlæg	Anbefaling: Moderer, og giv indholdsmoderatorer besked.
Notifikation om afvist opslag	Slå til, så afvisninger ikke overses.
Emnepræfiks	Anbefales kraftigt (fx [Stab], [Teknikere], [MR]) for bedre filtrering og overblik i indbakken.
Automatiske svar	Kan sættes til automatisk svar til eksterne ikke-medlemmer, så de får kvittering for modtaget mail.
Send svar til	Anbefaling: Kun forfatteren af indlægget for at undgå unødige svar til hele gruppen.
Samtaletilstand	Anbefales slået til for bedre trådning af samtaler.

Brug Google Groups til Google Drev-administration

Når I har oprettet gruppepostkasserne som tidligere beskrevet, kan de bruges som administration af adgange til Fællesdrev.

Det kan være meget praktisk, fordi det giver frivillige hurtig og nem adgang og I, som administrationen, kan altid bevare overblikket, hvis I altid sikrer, at deres adgange bliver tilføjet igennem grupperne. Hvis I derimod både laver adgange direkte på Fællesdrev og i grupperne, kan I overblikket på sigt.

Om I tilføjer en konto direkte på Fællesdrev eller i gruppen forudsætter det samme - det er kun muligt for Google konti.