Google Drev

Brugen af Google Drev stærkt anbefalet, når I har opsat Google Workspace. Det er en nem og gratis løsning, som alle kan tilgå, og det er let at dele filer på tværs af organisationen og med frivillige. Når I også har udført førstegangsopsætningen, lever det op til GDPR og derfor kan I dele filer uden at skulle bekymre jer om det.

Brugen af Google Drev

Et af de vigtigste råd, som jeg kan give, er brugen af Fællesdrev. Google Workspace giver adgang til to typer af drev.

1. Mit Drev
2. Fællesdrev

Mit Drev

Mit Drev er dit “personlige” filsystem, som du har ejerskabet over. Når din konto engang lukkes ved endt ansættelse, vil filerne blive slettet i Mit Drev (medmindre de overføres til en anden konto).

Fællesdrev

Fællesdrev er jeres fælles lagerplads, hvor filerne ikke ejes af en bestemt person, men af organisationen. Det betyder, at selvom du har uploadet filer til et Fællesdrev og din konto lukkes, bliver filerne ikke slettet. Det er derfor vigtigt at alle kritiske filer bliver opbevaret på et Fællesdrev. Generelt vil jeg anbefale at alle filer opbevares her i et eller andet omfang, da det sikrer, at data bliver gemt.

Jeg vil anbefale, at I opretter mindst et Fællesdrev, hvor I samler de mest nødvendige filer, men her er forslag til hvad I kan overveje til oprettelse af forskellige Fællesdrev:

• Staben
• Menighedsråd / Menighedsledelsen
• Økonomi og medlemsstyring
• Alle frivillige Teams
• Alle fællesskaber

Overblikket er lettere med færre Fællesdrev. Dog skal I være opmærksom på, at rettigheder nedarves på Fællesdrev. Det betyder, at hvis nogen har visningsadgang på hele Fællesdrevet, kan du ikke fratage dem denne visningsadgang til fil eller mappe. De kan dog altid tildeles en højere rettighed.

Rettighederne på Fællesdrev er lidt anderledes end Mit Drev. Således er rettighederne opsat. Enhver rettighed længere nede på listen vil altid inkludere den forrige rettighed også.

• Mit Drev
  • Læser
  • Kommentator
  • Redaktør
• Fællesdrev
  • Læser
  • Kommentator
  • Bidragsyder (Tilføj, rediger og del filer)
    • Bidragsydere kan ikke slette filer
    • Bidragsydere kan ikke dele filer direkte med andre brugere, men sender automatisk en anmodning til administratoren i stedet, som kan godkende eller afvise den
  • Indholdsadministrator (Tilføj, rediger, flyt, slet og del indhold)
    • Deling af filer kan slås fra for Indholdsadministrator gennem Indstillinger beskrevet i den næste liste.
  • Administrator
    • Administrer indhold, brugere og indstillinger

Samtidigt har Fællesdrev også flere indstillinger, som går ud over Mit Drev

• Tillad, at personer uden for [Organisationens navn] kan få adgang til filer
• Tillad, at personer, som ikke er medlemmer af fællesdrevet, kan få adgang til filer
  • Dette kan være relevant at slå fra ved stabens Fællesdrev og/eller økonomi og medlemsstyring for at forhindre utilsigtet adgang.
• Tillad, at indholdsadministratorer kan dele mapper
• Personer, der kan downloade, kopiere og udskriver: Bidragsydere og indholdsadministratorer
• Personer, der kan downloade og kopiere og udskrive: Kommentatorer og læsere
  • Ved aktivering af denne indstillingen, vil Bidragsydere og indholdsadministratorer ligeledes få adgang, da de er et niveau højere

Flyt filer mellem Fællesdrev

Det er muligt at flytte filer fra Mit Drev til Fællesdrev. Flytning mellem Fællesdrev til Fællesdrev kræver opsætning af en ekstra rettighed i Google Admin til dem, som ikke er Superadministratorer.

1. En superadministrator skal logge ind på Google Admin. Tilgå siden https://admin.google.com/ac/list/roles, som ligger under Konto → Administratorroller
2. Opret en ny rolle og giv den et navn. F.eks. “Google Drev Mappe Flyt”
3. Tildel rettigheden “Flytte en hvilken som helst fil eller mappe til fællesdrev”
4. Gem rollen
5. Tildel rollen til nogle brugere.
6. Nu kan de tildelte brugere let flytte filer og mapper mellem Fællesdrev

Flyt automatisk filer fra Dropbox

Se guiden https://knowledge.workspace.google.com/admin/migrate/migrate-files-from-a-dropbox-account?hl=en, som specificerer muligheden for at flytte filer fra Dropbox til Google Drev.

Det gøres samme sted, hvor du tidligere flyttede mailkonti.